Werteflüsse in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA) unter S/4HANA

2.1 Organisatorische Voraussetzungen

2.1.1 Organisationsstrukturen unseres SAP-Systems

In unserem SAP S/4HANA bildet die Organisationsstruktur das Rückgrat des Systems. Alle Einstellungen, die für die Abbildung von Prozessen gemacht werden, basieren darauf. Deswegen wollen wir Ihnen unsere Organisationstruktur, die wir zur Beschreibung des Werteflusses verwenden, in Abbildung 2.1 vorstellen.

Abbildung 2.1: Organisationsstruktur

Wir starten unseren Prozess in dem Moment, in dem ein Kunde einen Auftrag für unser Fertigprodukt platziert. Hierfür legen wir einen Kundenauftrag in der Verkaufsorganisation ET15 mit dem Vertriebsweg 01 und der Sparte 00 an. Anschließend werden wir das Produkt im Werk ET11 herstellen, im Lagerort 0001 einlagern, an den Kunden liefern und eine Rechnung erstellen.

Da während dieser logistischen Prozesse Werteflüsse in das Finanzwesen und Controlling stattfinden, haben wir den Buchungskreis ET11 angelegt und diesen dem Kostenrechnungskreis ET11 zugeordnet. Um schließlich Werte nach CO-PA überleiten zu können, haben wir unseren Kostenrechnungskreis dem Ergebnisbereich Z111 zugeordnet. Dieser Ergebnisbereich wurde sowohl für die kalkulatorische als auch für die buchhalterische Ergebnisrechnung aktiviert, was Abbildung 2.2 zeigt.

Abbildung 2.2 : Ergebnisbereich

Somit stellen wir sicher, dass wir unseren Prozess logistisch und produktionstechnisch durchspielen, um parallel die entsprechenden Werte ins Finanzwesen, Controlling sowie in die kalkulatorische und buchhalterische Ergebnisrechnung (als Unterbaustein des Controllings) überleiten zu können.

2.1.2 Verkürzte GuV-Struktur für unseren Wertefluss im FI

Eine Bilanz- und GuV-Struktur wird über ein Bilanzschema im SAP-System angelegt. Das Bilanzschema wird im Customizing unter dem Menüpfad SPRO • Finanzwesen (neu) • Hauptbuchhaltung • Stammdaten • Sachkonten • Bilanz-/GuV-Strukturen definiert oder mit dieser Fiori-App:

Wir verwenden die von uns hinterlegte Bilanz-/GuV-Struktur ZHGB.

Für unseren Wertefluss haben wir uns für eine verkürzte Darstellung der GuV entschieden, um die Analyse im weiteren Verlauf des Buches besser darstellen zu können (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Verkürzte GUV-Struktur

Dabei soll WE für Wareneingang, WA für Warenausgang, MGK für Materialgemeinkostenzuschlag FGK für Fertigungsgemeinkostenzuschlag und KdU für Kosten des Umsatzes stehen.

Der Warenausgang (Lieferung der Ware an den Kunden) wird in S/4HANA in die einzelnen Bestandteile aus der Standardkalkulation differenziert, sprich, die Warenausgangsbuchung erfolgt nicht mehr nur mit dem Gesamtwert, sondern die einzelnen Kostenelemente werden mit der Warenausgangsbuchung nun auch auf einzelne Konten ins FI übergeben.

Auch die Produktionsabweichungen werden im Zuge der Abrechnung des Produktionsauftrags nicht mehr nur mit dem Gesamtbetrag der Abweichung an FI übergeben, sondern die einzelnen Abweichungskategorien werden auf separate Konten ins FI gebucht.

Diese detailliertere Aufteilung der Kosten ist neu in S/4HANA. In SAP ERP war dies nicht möglich. Die damit einhergehenden Prozesse und Customizingeinstellungen werden in den folgenden Kapiteln (Warenausgang: siehe Abschnitt 5.2.2 Produktionsabweichung: siehe Abschnitt 4.3.2) beschrieben.

Die verkürzte GuV-Struktur werden wir während unseres Prozessdurchlaufs mit Werten füllen.

2.1.3 Deckungsbeitragsstruktur für unseren Wertefluss (Kalkulatorische Ergebnisrechnung)

Auch für die Beschreibung unseres Werteflusses verwenden wir eine verkürzte Deckungsbeitragsstruktur, wie Abbildung 2.4 zeigt.

Abbildung 2.4: Deckungsbeitragsstruktur – kalkulatorische Ergebnisrechnung

Die Deckungsbeitragsstruktur wird im Reporting des SAP-Moduls CO-PA definiert. In der kalkulatorischen Form des CO-PA wird sie mithilfe von Wertfeldern dargestellt. Wertfelder und Merkmale sind die Stammdaten, die im CO-PA geführt werden. Die Zeilen der Deckungsbeitragsstruktur werden als Wertfelder (das sind Felder, die Werte aufnehmen) oder Summen von Wertfeldern definiert, Zwischensummen als Formeln im CO-PA-Reporting angelegt.

2.1.4 Deckungsbeitragsstruktur für unseren Wertefluss (Buchhalterische Ergebnisrechnung)

Im Unterschied zur kalkulatorischen Ergebnisrechnung basiert die buchhalterische Form nicht auf Wertfeldern, sondern auf FI-Konten. So war es z.B. in SAP ERP nicht möglich, in der buchhalterischen Ergebnisrechnung die Kosten des Umsatzes in seine Bestandteile zu zerlegen, die Preisdifferenzen in einzelnen Kategorien darzustellen oder Kostenstellenumlagen durchzuführen. Diese Nachteile bestehen unter S/4HANA nicht mehr, sodass merkmalsbezogene Auswertungen in der buchhalterischen Ergebnisrechnung mit diesen Informationen durchgeführt werden können.

Um diesen veränderten Wertefluss in der buchhalterischen Ergebnisrechnung darzustellen, haben wir wiederum eine verkürzte Deckungsbeitragsstruktur definiert, wie in Abbildung 2.5 dargestellt.

Abbildung 2.5: Deckungsbeitragsstruktur – buchhalterische Ergebnisrechnung

Die Deckungsbeitragsstruktur wird im Reporting des SAP-Moduls CO-PA definiert. In der buchhalterischen Form des CO-PA wird sie mithilfe von Konten dargestellt. Als Merkmale dienen die im CO-PA geführten Stammdaten. Die Zeilen der Deckungsbeitragsstruktur werden als »Konten« oder »Summen von Konten« definiert, und Zwischensummen werden als Formeln im CO-PA-Reporting angelegt.

2.1.5 Gegenüberstellung GuV und Deckungsbeitragsstruktur

Am Ende jedes Kapitels, das Buchungsvorgänge oder Vorgänge beschreibt, die zur Abstimmung zwischen FI und CO erforderlich sind, finden Sie ein Übersichtsbild, das die in Abschnitt 2.1.2, Abschnitt 2.1.3 sowie Abschnitt 2.1.4 beschriebenen Strukturen gegenüberstellt und die Vorgänge hervorhebt, die in dem jeweiligen Kapitel erläutert wurden.

Die noch ungefüllte Ursprungsübersicht finden Sie in Abbildung 2.6, während Abbildung 2.7 dieselbe Gegenüberstellung von GuV und DB-Strukturen zeigt, aber inklusive aller Konten, die im Laufe unserer Prozessbeschreibung bebucht werden.

Abbildung 2.6: Gegenüberstellung von GuV und DB-Strukturen

Abbildung 2.7: Übersicht FI/CO/CO-PA inkl. Konten

In S/4HANA werden das Finanzwesen und das Controlling zusammengeführt. Kostenarten werden nicht mehr separat im CO, sondern über die Sachkontenanlage im FI erstellt. Jedes Konto hat einen speziellen Sachkontentyp und einen davon abhängigen Kostenartentyp. Dementsprechend sind auch die ehemaligen sekundären Kostenarten als FI-Konten angelegt.

Welche Bedeutung die in diesem Buch benutzten Konten haben, erläutert Abbildung 2.8.

Abbildung 2.8: Konten-/Kostenartenübersicht

Zu Beginn unserer Gegenüberstellung der GuV mit der Deckungsbeitragsrechnung gehen wir davon aus, dass erste Aufwandsbuchungen in der Periode bereits erfolgt sind. Diese GuV-Konten wurden mit der Sachkontoart Primärkosten oder Erlöse und dem Kostenartentyp 1 (Primärkostenart) angelegt, sodass sie auch für CO gültig sind. Daher ist für sie eine kostenrechnungsrelevante Kontierung erforderlich – wir haben dazu jeweils eine Kostenstelle verwendet. Wir legen folgende Aufwandsbuchungen zugrunde:

• Löhne Produktion (Konto 61103000) auf Kostenstelle KS1 in Höhe von 1.500 EUR,
• Gehälter der Produktionsleitung (Gehalt Prod.Ltg.) (Konto 61100000) auf Kostenstelle KS4 in Höhe von 1.000 EUR,
• Löhne Einkauf (Konto 61103000) auf Kostenstelle KS3 in Höhe von 1.000 EUR.

In Abbildung 2.9 sehen Sie die daraus folgende Übersicht FI/CO/CO-PA zum Start unseres Beispiels.

Abbildung 2.9: Start Übersicht FI/CO/CO-PA

Ohne dass der logistische Verkaufs- und Produktionsprozess begonnen hat, haben wir bereits Aufwände in Höhe von 3.500 EUR gebucht. Hoffen wir nun, dass im Laufe unserer Beschreibung des Werteflusses noch einige positive Vorgänge gebucht werden, damit wir zum Periodenende nicht einen Fehlbetrag von 3.500 EUR ausweisen müssen.